ul. Ks. Pr. St. Słonki 54, 34-300 Żywiec

pl en de

+48 33 861 02 40

DOTYCZY PROJEKTU:
Tytuł projektu: System monitoringu i analizy zdarzeń pozwalający na podniesienie bezpieczeństwa
na przejazdach kolejowych kategorii D, a także identyfikujący przestrzeganie obowiązujących
przepisów ruchu drogowego.
Numer umowy: POIR.04.01.04-00-0048/20-00
ZAMAWIAJĄCY:
ELMONTAŻ Sp. z o.o.
ul. Ks. Prałata Stanisława Słonki 54
34-300 Żywiec
REGON – 072826959
NIP – 5532252006
DATA UPUBLICZNIENIA ZAPYTANIA OFERTOWEGO: 22.10.2021 r.
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zapytania ofertowego jest kompleksowa organizacja spotkania
informacyjnego dotyczącego realizowanego projektu pn. „System monitoringu i analizy
zdarzeń pozwalający na podniesienie bezpieczeństwa na przejazdach kolejowych kategorii
D, a także identyfikujący przestrzeganie obowiązujących przepisów ruchu drogowego”.
KOD CPV
79342200-5 - Usługi w zakresie promocji
WYMAGANIA I OPIS ZAMÓWIENIA
Opis ogólny przedmiotu zamówienia.
1. Planowany termin spotkania informacyjnego: 10-28 listopad 2021r.
2. Planowany czas spotkania: 4 - 5 godzin.
3. Szacowana liczba zaproszonych osób: 100.
4. Wykonawca zobowiązany jest do organizacji spotkania zgodnie z obowiązującymi
wytycznymi w zakresie informacji i promocji projektów dofinansowanych z Funduszy
Europejskich – głównie zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz zgodnie z
wytycznymi „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-
2020 w zakresie informacji i promocji”.
W zakresie zamówienia wymagana jest kompleksowa organizacja spotkania informacyjnego z
uwzględnieniem poniższych obszarów:
1. Organizacja spotkania informacyjnego
W zakresie obszaru wykonawca jest zobowiązany do:
a. przygotowanie we współpracy z Zamawiającym listy gości (wraz z danymi kontaktowymi:
imię i nazwisko, ewentualnie telefon, adres e-mail, oraz przekazanie jej Zamawiającemu
zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO), wysyłki zaproszeń (w formie papierowej oraz
elektronicznej) oraz potwierdzenia obecności zaproszonych gości min. 2 dni przed
spotkaniem.
b. Zaproponowanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego miejsca realizacji spotkania.
Miejsce spotkania powinno znajdować się w obszarze powiatu bielskiego lub powiatu
żywieckiego. Wykonawca przedstawi zamawiającemu min. 3 lokalizacje wraz z ofertą
cenową dla każdej z nich.
c. Wykonawca przygotuje plan spotkania informacyjnego, który uwzględniał będzie
poszczególne wystąpienia, prezentowane treści oraz przerwy kawowe na poczęstunek (min.
1 przerwa) – plan zostanie przygotowany we współpracy z Zamawiającym.
d. Wykonawca przygotuje dla Zamawiającego komunikat informacyjny dotyczący
organizowanego spotkania do umieszczenia na stronie internetowej zamawiającego
(komunikat musi zostać zatwierdzony przez Zmawiającego).
e. Wykonawca zobowiązany będzie do zabezpieczenia wszystkich niezbędnych do realizacji
spotkania urządzeń technicznych oraz zapewni osoby, które będą odpowiedzialne za ich
przygotowanie przed spotkaniem oraz obsługę w trakcie spotkania. W skład urządzeń
technicznych wchodzą min.: sprzęt nagłaśniający oraz sprzęt audiowizualny.
Wykonawca zapewni organizację oprawy fotograficznej oraz wideo realizowanego spotkania,
w tym nagranie krótkich wypowiedzi przed kamerą ze wskazanymi przez Zamawiającego
osobami, biorącymi udział w spotkaniu, celem późniejszego montażu, a następnie publikacji
na stronie Projektu oraz w mediach społecznościowych. Wypowiedzi po montażu powinny
stanowić krótki materiał filmowy wg pomysłu Wykonawcy, zatwierdzonego przez
Zamawiającego.
f. Wykonawca odpowiedzialny będzie za wszytskie sprawy organizacyjne związane z
realizacją spotkania, w tym zapewnienie odpowiedniej liczby osób niezbędnych do obsługi
spotkania.
g. Rozesłania po zakończeniu spotkania podziękowań za udział osobom uczestniczącym w
spotkaniu (w wersji elektronicznej) wraz z krótkim podsumowaniem spotkania.
2. Przygotowanie materiałów informacyjno-promocyjnych na cele spotkania
W zakresie obszaru wykonawca jest zobowiązany do:
a. Przygotowania zaproszenia na spotkanie informacyjne – Wykonawca przygotuje wzór
zaproszenia na spotkanie informacyjne, które spełniać będzie wymogi wytycznych w
zakresie informacji i promocji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich.
Wykonawca jest zobowiązany do nanoszenia uwag wskazanych przez Zamawiającego do
projektu zaproszenia w terminie nie dłuższym niż 24 godz. od zgłoszenia uwag. Po
akceptacji zaproszenia przez Zamawiajacego Wykonawca zobowiązany jest do wysłania
zaproszeń do gości spotkania oraz mediów (wysyła zaproszeń w formie papierowej).
Ilość wydrukowanych zaproszeń: min. 110 szt.
b. Przygotowania prezentacji multimedialnej, która będzie przedstawiana na spotkaniu
informacyjnym. Prezentacja powinna zawierać informacje dotyczące realizowanego
projektu, a jej schemat powinien być przygotowany zgodnie z wcześniej opracowanym
planem spotkania (uwzględniać poszczególne wystąpienia). Wykonawca opracuje
prezentację na podstawie informacji pozyskanych od osób odpowiedzialnych za realizację
prac w projekcie po stronie Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do nanoszenia
uwag wskazanych przez Zamawiającego do projektu prezentacji w terminie nie dłuższym
niż 24 godz. od zgłoszenia uwag. Prezentacja musi spełniać wymogi wytycznych w
zakresie informacji i promocji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich.
c. Przygotowania tzw. „teczki prasowej” do wykorzystania przez media. Teczka powinna
zawierać informacje o projekcie, zdjęcia związane z realizowanym projektem lub
ewentualnie nagrania wideo - Wykonawca opracuje materiały do teczki na podstawie
informacji pozyskanych od osób odpowiedzialnych za realizację prac w projekcie po stronie
Zamawiającego. Materiały wchodzące w skład teczki muszą zostać zaakceptowane przez
Zamawiającego oraz muszą zostać przygotowane zgodne z wytycznymi w zakresie
informacji i promocji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich.
d. Przygotowanie oraz wykonanie rollup’u który zostanie wykorzystany do oznakowania
miejsca spotkania. Wykonawca przygotuje wzór rollup’u, który spełniać będzie wymogi
wytycznych w zakresie informacji i promocji projektów dofinansowanych z Funduszy
Europejskich. Wykonawca jest zobowiązany do nanoszenia uwag wskazanych przez
Zamawiającego do projektu rollup’u w terminie nie dłuższym niż 24 godz. od zgłoszenia
uwag. Wymiary rollup’u to 120x200 cm.
3. Współpraca z mediami w zakresie zorganizowanego spotkania informacyjnego
W zakresie danego obszaru wykonawca jest zobowiązany do:
a. przygotowania adekwatnej do charakteru realizowanego projektu listy mediów
uwzględniającej minimum 5 podmiotów o zasięgu lokalnym oraz 3 podmiotów o zasięgu
krajowym. Po akceptacji Zamawiającego, Wykonawca roześle zaproszenia do wybranych
podmiotów oraz potwierdzi ich obecność na spotkaniu.
b. Wykonawca będzie odpowiedzialny za późniejszy kontakt z wybranymi mediami w celu
publikacji informacji o projekcie oraz o spotkaniu w poszczególnych mediach.
c. Rozesłania do mediów przygotowanych materiałów informacyjno-promocyjnych tzw. „teczki
prasowej” o realizowanym projekcie. Teczka powinna zostać rozesłana do mediów min. do
2 dni roboczych po zrealizowanym spotkaniu.
Wszystkie koszty związane z realizacją działań związanych z organizacją spotkania, które zostały
określone w powyższych punktach ponosi Wykonawca.
Wykonawca wraz z ofertą obejmującą zakres i szczegóły proponowanych prac zobowiązany jest
do przygotowania i przekazania wzoru umowy oraz ceny obejmującej realizację zaoferowanych
usług.
W przypadku pytań prosimy o kontakt z Anną Szklarczyk tel. 662 135 980.
TERMIN SKŁADANIA OFERT: 28.10.2021r